info@businessofsports.nl | 040 - 782 00 03

Business of Sports Academy

03 juli 2018

Geen reacties

Hoe manage je 650 vrijwilligers bij de Volco Ocean Race?

Strandtentvrijwilliger. Of medewerker Beach Lounge. Guest on Board Programmer kan ook. En VIP-bootbegeleider. Zomaar een paar van de functies die vrijwilligers vervullen in het Race Village van de Volvo Ocean Race in Den Haag. Hoe manage je 650 vrijwilligers?

De deelnemers van de post-hbo-opleiding Sport Eventmanagement van de Business of Sports Academy kregen een les Vrijwilligersmanagement van Yvon Roelofs, mede-eigenaar van EventMakers en bij de Volvo Ocean Race in Den Haag verantwoordelijk voor het vrijwilligersmanagement. Vrijwilligers maken het evenement. Daarom focust EventMakers op het waarderen en belonen van de vrijwilligers. Met kennismakings- en inspiratiesessies, een kledingpakket, door ze zoveel mogelijk in te delen op functies van hun voorkeur en goed voor ze te zorgen tijdens het evenement met een eigen Crewcafé.

1 jaar voorbereiding

Voor de Volvo Ocean Race in Den Haag startte EventMakers in juli 2017 met de eerste werkzaamheden. Roelofs: “We beginnen met het schrijven van een strategie en een wervingsplan. Voor welke functies zijn vrijwilligers nodig, hoeveel mensen moeten we gaan werven, zijn er trainingen nodig, hoeveel shifts moeten we maken, dat soort vragen.” EventMakers zorgt vervolgens voor het werven, selecteren, trainen, inplannen, inzetten en belonen van de vrijwilligers. Het werven voor de Volvo Ocean Race begon in december 2017. Via onder andere het Watersportverbond, de gemeente Den Haag, het aanschrijven van vrijwilligers bij eerdere
zeil evenementen, scholen en de eigen database waren er in maart voldoende mensen gevonden.

"Vrijwilligers maken het event" - Yvon Roelofs

"Vrijwilligers maken het event" - Yvon Roelofs

Inspiratiebijeenkomsten

“Vrijwilligers doen mee voor hun plezier”, benadrukt Roelofs. “Ze nemen vrij om te kunnen helpen, soms een hele week, zoals hier in Den Haag waar ze minimaal 5 shifts (5 dagen) meedraaien”. Daarom is communicatie belangrijk om hen betrokken te houden. “Als ze te lang niets van ons horen raken we ze kwijt.” EventMakers organiseert voorafgaand aan grote evenementen een kennismakingssessie en een inspiratiesessie. “We maken daar leuke bijeenkomsten van, met een boeiende spreker en een hapje en een drankje erbij. En wij leren zo de vrijwilligers een beetje kennen en kunnen dan beter beoordelen welke functie bij iemand past.”

Planning

Het inplannen van alle vrijwilligers is een heel karwei. Roelofs deed hier ervaring mee op bij het EK Atletiek in 2016. “De planningstool die we hadden gekregen bleek niet in staat per vrijwilliger een eigen schema te produceren. We moesten voor 1.750 mensen een planning in Excel zetten en iedereen een mail sturen. Dat was niet te doen”. Inmiddels beschikt EventMakers over een online platform met profielen van ruim 3.000 vrijwilligers en verloopt het plannen geheel via dit systeem. De vrijwilligers kunnen in een handige app in een oogopslag zien wanneer ze zijn ingepland.

Tijd om een kijkje te gaan nemen op de locatie zelf. In het Race Village ontvangt vrijwilliger Erik ons voor een tour. De vrijwilligers zijn goed herkenbaar in hun oranje poloshirts. In het Race Village is van alles te doen. Zeilen in een optimist, stand-up peddelen, een dwarsdoorsnede van een boot uit de Volvo Ocean Race bekijken, de deelnemende teams bezoeken, optredens van artiesten bijwonen en natuurlijk eten en drinken in een van de strandtenten. De 650 vrijwilligers maken er “The Ultimate Destination” van.

"Het thema vrijwilligersmanagement is een belangrijk onderdeel bij de organisatie van evenementen. Ik ben blij dat ik mijn kennis hierover mag delen tijdens de post-HBO opleiding Sport Eventmanagement" - Yvon Roelofs

Meer weten?

De collegedag ‘Vrijwilligersmanagement’ maakt onderdeel uit van de opleiding Sport Eventmanagement. Wil je meer weten over dit jaarprogramma? Neem contact op met programmamanager Louis Weijers (06-15014408) of bekijk de opleidingspagina.